Retorna-se ao tema de como implantar o Plano de Contratações Anual (PCA), dúvida que ainda insiste em se manter, demonstrando a dificuldade sobre tal assunto. A teoria muito se distancia da prática, logo, a implementação de um PCA por entes municipais e estaduais, adaptando ao seu nível de maturidade, é algo que traz transtornos na operacionalização até então, mas, insistir é fundamental para garantir uma gestão eficiente e transparente.
O próprio Tribunal de Contas da União (TCU), por meio do Acórdão nº 1917/2024 - TCU – Plenário[1], apresenta dados sobre a implementação do PCA, vejamos:
O referido Acórdão também apresenta o grau de não implementação do PCA, o que é bastante alarmante:
Neste cenário, entende-se que seis estágios podem ser analisados para o impulsionamento na implementação do PCA nos entes, em especial Estados e Municípios, são eles: Diagnóstico de Maturidade, Planejamento Estratégico, Capacitação e Desenvolvimento, Implementação de Tecnologias, Monitoramento, Avaliação, Adaptação e Melhoria Contínua.
Realizar uma avaliação da maturidade atual da gestão de contratações do ente pode incluir a análise de processos existentes, competências da equipe, e tecnologias utilizadas. Além disso, é preciso identificar áreas que necessitam de melhorias, como: processos manuais que podem ser automatizados, falta de capacitação da equipe, ou ausência de um sistema centralizado de informações.
Estabelecer objetivos claros para o plano de contratações, alinhados com as necessidades do município ou estado e com as políticas públicas vigentes é passo fundamental, isso será ponta pé inicial para o desenvolvimento do PCA, detalhando quais contratações serão feitas, quando, e como, o que futuramente, na fase preparatória, ajudará a estabelecer critérios para seleção de fornecedores e mecanismos de avaliação de propostas.
Para o alcance desse nível de maturidade é imprescindível investir na capacitação contínua da equipe responsável pelas contratações, incluindo treinamentos sobre legislação aplicável, uso de tecnologias e melhores práticas, e promover o desenvolvimento de competências técnicas e gerenciais, essenciais para a gestão eficaz de contratações.
Ademais disso, é relevante frisar que PCA deve estar totalmente integrado ao planejamento orçamentário e financeiro do ente. Para os municípios e estados com maturidade mais baixa, isso implica em uma maior sinergia entre os setores de compras e de finanças, que muitas vezes operam de forma isolada. Já os entes com maior desenvolvimento podem adotar ferramentas avançadas de gestão orçamentária, como sistemas que integram planejamento, execução e monitoramento de contratos, permitindo uma visão simultânea do impacto financeiro das contratações.
Neste contexto, não se pode esquecer dos Sistemas de Informação. Implementar ou aprimorar sistemas de gestão de contratações que permitam o acompanhamento em tempo real, garantindo maior transparência e eficiência, é indispensável, até porque a Lei nº 14.133/2021 exige a interligação do PCA com o Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) (art. 174, § 2º, I), assim exigindo informações precisas para divulgação no portal, respeitando o princípio da transparência.
Essa preocupação com o uso de sistemas de informação incentiva a utilização de ferramentas de análise de dados, pois recorrer às ferramentas de análise de dados para monitorar o desempenho das contratações auxilia a ajustar o planejamento conforme necessário, pois possibilita uma visão precisa e atualizada das contratações (prazos, custos e especificações), detecta precocemente problemas (atrasos e sobrepreços), permite alocação eficiente de recursos, buscando a otimização de recursos, priorizando áreas críticas ou ajustando alocações para maximizar a eficiência e eficácia das contratações.
Esses pontos necessitam de acompanhamento contínuo, pois monitorar a execução do plano de contratações regularmente para verificar o cumprimento dos objetivos estabelecidos requer dedicação e continuidade, avaliando os resultados das contratações realizadas, utilizando indicadores de desempenho e feedback dos stakeholders.
Deve-se salientar que revisar e atualizar o plano de contratações periodicamente para adaptá-lo às mudanças das necessidades do órgão é responder ao processo de melhoria contínua de contratação do ente, incorporando a esse ciclo a necessidade de integrar feedback recebido durante e após os processos de contratação para aprimorar práticas futuras.
Justamente por isso o PCA não é, e não pode ser engessado, e não pode ser um instrumento quase impossível de ser operacionalizado na instituição, com planilhas gigantescas, contendo dados desnecessários, ele é uma ferramenta prática, “desburocratizada”, e assim deve ser trabalhado.
Implementar um PCA adaptado ao nível de maturidade de cada ente exige um compromisso com a melhoria contínua e a adaptação às necessidades da instituição. Esse planejamento estratégico não apenas melhora a eficiência das contratações públicas, mas também promove maior transparência e responsabilidade com o gasto público.
Abaixo segue um gráfico que detalha o esquema de implementação do Plano de Contratações Anual, distribuído pelas diferentes fases e etapas do processo.
Cada fase é representada por uma barra horizontal, com as etapas específicas listadas dentro de cada segmento. Ele ajuda a entender a progressão e a organização necessária para a implementação efetiva do PCA. As fases do plano de contratações estão claramente divididas e cada etapa é destacada dentro de sua fase correspondente.
